Guide: Planlæg et arrangement i Rudersdal

Vil du afholde et arrangement på kommunens veje, torve eller kommunale parker, skal du søge om tilladelse til lån. Sagsbehandlingen er cirka to uger - men søg i god tid, for der kan være rift om de gode steder. 

Kriterier for lån:

• Arrangementet skal være åbent for offentligheden og af almen interesse
• Du kan ikke låne pladser, veje eller parker til ren kommerciel brug eller til private arrangementer, hvor offentligheden ikke har adgang, fx en firmafest eller et bryllup.  
• Du har ikke eneret over et offentligt areal, selvom du har tilladelse til at bruge det. Andre borgere skal stadig have mulighed for at færdes der.

Opmærksomhedspunkter:

• Vær opmærksom på, om dit arrangement rent praktisk kan afvikles, hvor du ønsker det. Er der fx adgang til strøm og vand, eller skal du selv sørge for dette?
• Pas godt på det område, du bruger: Sker der skader på arealet fx på beplantning eller terræn, skal du betale for, at Rudersdal Kommune udbedrer det.

Ansøg her - husk at have dit MitID klar. 

Arrangement på kommunalt område | Rudersdal Kommune

Du får en kvittering på e-mail om, at din ansøgning er modtaget. Svaret på din ansøgning sendes digitalt, når sagsbehandlingen er færdig.

Er du i tvivl, så kontakt Teknik og Miljø på e-mail tom@rudersdal.dk eller telefon 46 11 00 00.

Afholder du et større offentligt udendørsarrangement, skal du som minimum orientere Nordsjællands Politi. Karakteren af dit arrangement kan dog også kræve, at du indhenter en reel tilladelse. 

Vores anbefaling er, at du hurtigst muligt i din planlægning kontakter Nordsjællands Politis kontor for tilladelser for at høre, om den type arrangement du står for vil kræve tilladelse. Der er op til otte ugers sagsbehandlingstid på en tilladelse, så tøv ikke med at tage kontakt. 

Kontakt Nordsjællands Politi på tlf. 4927 1448 Mandag, tirsdag, torsdag og fredag kl. 09.00-12.00 eller på nsj-bevilling-tilladelse@politi.dk 

Sikkerhedsplan og ansøgning

Hvis Nordsjællands Politi vurderer, at dit arrangement kræver en tilladelse, skal du også udarbejde en sikkerhedsplan. 

Opmærksomhedspunkter i forhold til sikkerhedsplan: 

• Du skal kunne vedlægge dokumentation for relevante forsikringer, når du udarbejder en sikkerhedsplan til Nordsjællands Politi.  
• Du skal vedlægge dokumentation fra arealejer (fx Rudersdal Kommune) i din ansøgning
• Foregår arrangementet på et vejareal og vil du søge om omlæggelse af trafik, skal du sende politiet en skilteplan.

Rigspolitiet har lavet deres egen arrangementsguide, hvor blandt andet krav til sikkerhedsplan og forsikringer er beskrevet. Find politiets guide her: 
Friluftsarrangement | Offentlige arrangementer | Politi

Ansøg om tilladelse - Husk at have MitID klar  

Ansøg om tilladelse til friluftsarrangement | Offentlige arrangementer | Politi

Hvis der bliver solgt mad eller alkohol til dit arrangement, skal du huske at gøre opmærksom på det i forbindelse med ansøgningen om tilladelse til lån af kommunalt vej- eller parkareal. Derudover skal du forholde dig til nedenstående. 

Alkohol - søg lejlighedstilladelse

Du skal søge lejlighedstilladelse hos Nordsjællands Politi, hvis der bliver solgt alkohol til dit arrangement. Vi anbefaler, at du tager kontakt til Nordsjællands Politis kontor for tilladelser hurtigst muligt for at spørge, om salget af alkohol ved dit arrangement kræver, at du indhenter en lejlighedstilladelse. 

Kontakt Nordsjællands Politi på tlf. 4927 1448 Mandag, tirsdag, torsdag og fredag kl. 09.00-12.00 eller på nsj-bevilling-tilladelse@politi.dk 

Ansøgning om lejlighedstilladelse her -  Husk at have MitID klar

Udskænkning af alkohol (lejlighedstilladelse) | Offentlige arrangementer | Politi

Mad og fødevarer? - Kontakt fødevarestyrelsen

For en god ordens skyld, skal du altid orientere fødevarestyrelsen, hvis der bliver solgt fødevarer til dit arrangement. 

Orienter Fødevarestyrelsen på e-mail email@fvst.dk

Vurderer Fødevarestyrelsen, at salget er under bagatelgrænsen, hører du ikke fra dem. 

Vil du afspærre en vej eller en plads i forbindelse med dit arrangement, er det nødvendigt at omlægge trafikken. Skal trafikken omlægges, kræver det, at du udarbejder en skilteplan.

Hvad indeholder en skilteplan? 

Skilteplanen skal vise, hvilke autoriserede skilte du ønsker at anvende og hvor. Det er muligt at få lavet en skilteplan hos professionelle udbydere, der varetager trafiksikkerhed for alle trafikanter.

Du har ansvaret for, at skilteplanen er lavet efter gældende lov. Rudersdal Kommune samt Nordsjællands Politi skal godkende planen, som skal vedhæftes i ansøgningen om lån af vejareal i Rudersdal Kommune og i ansøgningen om tilladelse fra Nordsjællands Politi. 

Trafikafviklingsplan 

Ved meget store arrangementer, som har markant indflydelse på trafikken i et større område, skal du også udarbejde en trafikafviklingsplan. Trafikafviklingsplanen skal vise de infotavler, som oplyser om arrangementet langt fra selve det afspærrede område. Formålet med infotavlerne er, at trafikanterne kan finde alternative ruter, så farlige trafikproblemer undgås ved området, hvor arrangementet foregår. Trafikafviklingsplanen skal deles med Rudersdal Kommune og Nordsjællands Politi. 

Brug for hjælp og vejledning? 

Har du brug for råd og vejledning omkring krav til skilteplan eller trafikafviklingsplan, kontakt Teknik og Miljø på e-mail tom@rudersdal.dk eller 46 11 00 00

Den kommunale entreprenørafdeling Drift kan både levere og opsætte skilte og andet materiel mod en gebyrtakst. Taksten er afhængig af opgavens omfang og det tidsrum, den skal udføres i. Har du brug for hjælp fra Drift, kan du kontakte afdelingen på e-mail drift@rudersdal.dk 

Rudersdal Kommune, Byplan, har overtaget myndigheden fra Nordsjællands Brandvæsen i forhold til brandsikkerhed ved arrangementer indenfor kommunegrænsen. Du skal derfor orientere Byplan om dit udendørsarrangement og eventuelt søge om arrangementstilladelse (byggetilladelse). 

Du skal orientere Byplan, selv hvis du i forvejen har kontakt til Nordsjællands Brandvæsen; uanset om arrangementet foregår på et kommunalt areal, et privat areal eller statsskov ? og selvom du har fået godkendelse tilladelse til lån af vej og park fra Rudersdal Kommune.

Første skridt: Orienter Byplan 

Orienter Byplan senest seks uger, før dit arrangement ? og meget gerne tidligere, da sagsbehandlingstiden kan variere. 
Du orienterer Byplan ved at udfylde og indsende formular via linket nedenfor. I formularen skal du vedhæfte en arrangementsplan, dvs. en skitse over dit arrangement, der viser, hvor fx. scener, hoppeborge, hegn, foodtrucks, pavilloner og telte er placeret.

Udfyld formular til Byplan 

Orienter Byplan om dit kulturarrangement | OS2Forms 2.0 (rudersdal.dk) 

Større arrangementer kræver tilladelse 

På baggrund af formularen får du besked fra Byplan, hvis dit arrangement kræver en reel tilladelse. 

Det vil som hovedregel være i tilfælde, hvor du 

• forventer at tiltrække mange mennesker
• opsætter midlertidige konstruktioner som telte, mobilscener, hoppeborge, midlertidige legepladser
• etablerer et salgsområde med boder, foodtrucks og lignende 
• hegner et område ind

Book et forhåndsdialogmøde med Byplan

Hvis du ønsker vejledning til, hvordan du skal gribe din ansøgning om tilladelse hos Byplan an, kan du booke et forhåndsdialogmøde. Lad dig ikke forvirre af, at bookingsmodulet omtaler byggesager. Du udfylder blot det, der er relevant i forhold til dit arrangement:

Book et forhåndsdialogmøde her: https://rudersdal.dk/forhaandsdialog  

Opsætter du telte, scener, hoppeborge, midlertidige legepladser eller lignende, så sørg altid for at tjekke, om de er certificerede. Byplan kan bede om at få certifikatet fra leverandøren fremsendt.  

Materiale ved ansøgning om tilladelse hos Byplan 

Hvis Byplan vurderer, at du skal søge om tilladelse, skal du supplere informationerne i formularen med forskelligt materiale, der viser, at du som arrangør har gennemtænkt det sikkerhedsmæssigt omkring dit arrangement: at der er tænkt over flugtveje, kommandoveje i tilfælde af ulykker osv. 

Derfor skal du sende følgende til Byplan. 

• Ordensreglerne for jeres arrangement 
• Tjeklisten i forhold til brandsikkerhed på selve dagen for arrangementet 
• Brand- og evakueringsplan
• En arrangementsplan ? dvs. et kort over arealet, hvor I afholder arrangementet. Se nedenfor.  
• En pladsfordelingsplan for forsamlingstelte til flere end 150 mennesker - vær opmærksom på, at telte der er placeret med mindre en 5 meters afstand betragtes som ét telt. 

Kontakt Byplan på e-mail byplan@rudersdal.dk, hvis du vil se eksempler på ordensregler, tjeklister, arrangementsplaner og pladsfordelingsplaner. 

Arrangementsplan 

Når I skal lave arrangementsplanen kan I tage udgangspunkt i dette kort:

Kort over Rudersdal Kommune

På arrangementsplanen skal I vise følgende: 

• Hvor på arealet der står midlertidige konstruktioner (mobilscene, telte, pavilloner)
• Hvor der er adgang for en brandbil i tilfælde af brand (3 meters fri passage og 6 meters bredde til at stige ud af brandbilen)
• Hvor der er salgsområder
• Hvor er der eventuel generator / dieseltank
• Angiv også afstandene mellem de forskellige elementer, så det er tydeligt at der plads til beredskab og evakuering
• Hvor er der trykflasker, flaskegas (fx i forbindelse med salgsboder/foodtrucks
• Hvor der er brandtekniske installationer (fx kulsyreslukker og håndsprøjtebatteri)

Større arrangementer (over 150 personer) skal indberettes til Region Hovedstaden, så præhospitalet kan forberede sig på at håndtere en eventuel ekstra belastning. 

Som arrangør er du derfor forpligtet til at indberette dit arrangement til Region Hovedstaden, hvis der er tale om 

• Koncerter, festivaler, karneval, byfester og markeder
• Sportsevents som for eksempel cykelløb, motionsløb, turneringer, stævner, mesterskaber og arrangementer til vands.
• Arrangementer med vejafspærringer, omkørsler eller andre trafikale forhindringer

Indberet dit arrangement med en kort beskrivelse af indhold og omfang til Region Hovedstaden på e-mail akutberedskabet@regionh.dk 

På enkelte pladser og i enkelte parkanlæg kan du få adgang til vand og strøm efter aftale med Rudersdal Kommune. De fleste pladser og parker er dog uden adgang til vand og strøm, og du må derfor selv finde en løsning.

Etablering af adgang til forsyningsledninger på et kommunalt areal skal altid godkendes af kommunen.

Får du brug for at leje en generator, skal du sørge for at lyddæmpe den, hvis den kan være til gene for dem, der bor tæt på arrangementet. 

Har du spørgsmål angående adgang til strøm og vand, kan du kontakte Teknik og Miljø på e-mail tom@rudersdal.dk eller 46 11 00 00.

Du bør regne med, at der skal være adgang til to toiletter pr. 100 gæster. 

Da der er begrænset adgang til offentlige toiletter i kommunen, kan det være nødvendigt at leje mobile toiletter hos et privat firma ved et arrangement med mange besøgende.

Opsætning af toiletter kræver tilladelse

Opsætning af toiletter kræver tilladelse fra Teknik og Miljø, så husk at angive det i ansøgningen, når du søger om tilladelse til at råde over et kommunalt areal til dit arrangement. 

Særligt i forbindelse med markeder,  hvor der håndteres madvarer, skal der være adgang til et toilet med håndvask.

Pas på det grønne areal, vejen eller pladsen, hvor dit arrangement foregår, og efterlad arealet som det så ud, da du kom. Afsæt derfor tid og budget til renhold. 

Affaldsbeholdere 

Du kan få hjælp fra den kommunale entreprenørafdeling Drift til at få leveret affaldsbeholdere med sorteringsmulighed. Det er dog forbundet med en takst for kørsel, og den varierer alt efter tidspunktet for levering og afhentning. 

Har du brug for hjælp fra Drift, kan du kontakte afdelingen på e-mail drift@rudersdal.dk 

Kommunikation om affald

Husk at kommunikere tydeligt til dine arrangementsdeltagere, hvordan de kommer af med deres affald. Brug fx klistermærker, plakater, skilte med "ja-tak" og "nej-tak" osv. 

Rudersdal Kommunes Klimasekretariatet er gerne behjælpelig med idéer til god affaldskommunikation og pdf'er, som du selv kan printe efter behov. 

Kontakt Klimasekretariatet på Teknik og Miljø på tom@rudersdal.dk. 

Indeholder dit arrangement forstærket musik, speak eller anden form for høj lyd, skal du oplyse om det i din ansøgning om lån af park, torv eller vej til Rudersdal Kommune og i din henvendelse til Nordsjællands Politi.

Retningslinjerne for lyd varierer afhængigt af sted, men det må ikke støje mere, end at der kan føres en normal samtale i de lejligheder, som er naboer til arrangementet. 

Tag hensyn til dine naboer

Planlæg altid dit arrangement, så lyden fra festlighederne generer dine naboer mindst muligt. 

Her er et par tips til at forebygge gener for de omkringboende:

• Placér dit lydanlæg/højtalere så de sender lyden væk fra nærmeste beboelse.
• Hvis dit arrangement foregår sen aften/nat, så overvej om de mest støjende aktiviteter kan finde sted tidligst på aftenen.
• Der må som udgangspunkt kun spilles forstærket musik frem til kl. 22.00. 

Orienter altid Teknik og Miljø på tom@rudersdal.dk, hvis du afholder et arrangement med musik og/eller høj lyd.

Vejledning omkring lydanlæg?

Har du brug for vejledning omkring, hvordan du får lydforstærkning til dit arrangement, så lyden passer til omgivelserne og arrangementets karakter? Så kan du kontakte produktionskoordinator på Kulturcenter Mantzius, Joseph Porter Bell på jbell@rudersdal.dk 

Rudersdal Kommune råder ikke over lydudstyr, der kan bruges til udendørs arrangementer.

Afholder du et arrangement, som tiltrækker mange deltagere, skal du huske at overveje deres parkeringsmuligheder. 

Ideer til håndtering af parkering 

• Start med at undersøge, hvilke parkeringsmuligheder og parkeringsregler, der findes i det område, hvor du vil afvikle dit arrangement. 
  Benyt eventuelt denne oversigt over parkeringsmuligheder i kommunen: https://www.rudersdal.dk/parkering
• Kommunikér i din markedsføring af arrangementet, at det er en god idé så vidt muligt at tage offentlig transport eller cykel til arrangementet. Reserver eventuelt et område til cykelparkeringsplads. 
• Hvis der ikke er tilstrækkeligt med parkeringspladser til det forventede antal besøgendes behov, kan du søge om tilladelse til brug af offentlige arealer til ekstra parkering. Vær opmærksom på, at dette vil kræve ekstra skiltning.

Har du brug for vejledning, kan du kontakte Teknik og Miljøs vejafdeling på e-mail tom@rudersdal.dk 

Det er altid en god investering at bruge tid på at gøre naboerne trygge ved at fortælle dem, hvad de kan forvente i forbindelse med dit arrangement. Husk at orientere dem  senest 14 dage før arrangementet bliver afholdt. Det gælder både beboere, virksomheder og butikker.  

Hvordan kan du orientere dine naboer? 

Orientering kan foregå ved fx:

• at hænge sedler op i lokalområdet
• dele programmer ud i postkasser
• ved at skrive i en lokal Facebookgruppe 
• købe en annonce i lokalavisen

Orienter dem om:

• arrangements karakter og forventet antal deltagere
• varighed og program
• eventuelle lydprøver
• at der vil blive spillet høj musik eller bliver støj i øvrigt

Ved arrangementer af særligt omfattende karakter - eksempelvis ifm. vejlukninger, skal varslingen også ske til erhverv i området (restaurationer mv.) to måneder inden afholdelse.

Er du i tvivl om, hvordan du orienterer dine naboer, så kontakt Teknik og Miljø på e-mail tom@rudersdal.dk 

Som frivillig arrangør kan du søge om et tilskud eller en underskudsgaranti til et kulturelt arrangement i Rudersdal Kommune. For at arrangementet kan få tilskud, skal det foregå i kommunen, være offentligt tilgængeligt og markedsføres bredt.

Der gives ikke tilskud til arrangørernes eget honorar eller anlæg, og arrangementet må ikke generere et overskud. 

Sådan søger du om tilskud

Du kan søge om tilskud til kulturaktiviteter ved at udfylde formularen her: 
Søg tilskud til kulturaktiviteter 

Vær opmærksom på at skrive ind i dit budget, hvis du har udgifter til logistiske løsninger, herunder leje og kørsel af kommunens affaldsbeholdere, kørsel af skilte, leje af generator mv. Skriv også, hvilke indtægter der forventes i forhold til at dække udgifter, fx sponsorater, tilskud fra fonde, billetsalg mv.

Er du i tvivl, eller har du brug for sparring, så kontakt kulturkonsulent Merete Arnoldi på mear@rudersdal.dk eller telefon 72 68 56 28.

Husk at bruge Rudersdal Kommunes kulturkalender på Oplev Rudersdal. Det er herfra, Kultur trækker data til videreformidling af byens arrangementer og aktiviteter i fx nyhedsbrevene 'Oplev' og 'Oplev for børn'. Dit arrangement bliver desuden automatisk kopieret til kulturkalenderen KultuNaut, når du lægger det op på Oplev Rudersdal. 

Brug kulturkalenderen Oplev Rudersdal

Find Forsiden - Oplev Rudersdal | Oplev Rudersdal ? Klik på ?Tilføj event? i øverste højre hjørne. Første gang du lægger et arrangement op, skal du oprette en brugerprofil. 

Har du spørgsmål til Oplev Rudersdal, kan du kontakte Kultur på kultur@rudersdal.dk eller 46 11 56 00.

Plakater i lygtepælene

Vil du opnå stor lokal synlighed i byrummet, kan du hænge plakater i lygtepælene op til tre uger før dit arrangement. Det kræver dog, at du søger en tilladelse hos Rudersdal Kommune via virk.dk. 

Søg om tilladelse til ophængning af plakater i Teknik og Miljøs vejafdeling via indberet.virk.dk. 
Læs mere om, hvordan du ansøger på Brug af vejareal.

Har du brug for kulturelt indhold eller foreningssamarbejder til dit udendørs kulturarrangement, kan du få idéer ved at sparre med Kultursekretariatet.

Kultursekretariatet kan hjælpe dig med at komme i kontakt med de mange aktive lokale foreninger og kulturinstitutionerne i kommunen - som fx Rudersdal Museer, Rudersdal Bibliotekerne mv.  Kultursekretariatet fortæller også gerne om andre arrangørers gode erfaringer. 

Tøv ikke med at skrive til kulturkonsulenten Merete Arnoldi på e-mail mear@rudersdal.dk - så hjælper hun dig videre. 

Har du brug for en professionel scene til et offentligt ikke-kommercielt kulturarrangement, kan du leje Rudersdal Kommunes mobile kulturscene. 

Scenen er 48m2 stor og bliver transporteret, opsat og nedtaget af Kultur. 

Læs mere om den mobile kulturscener, priser for leje og retningslinjer for brug her: 
Den mobile kulturscene | Oplev Rudersdal

Rudersdal Kommune arbejder for at blive en mere bæredygtig by ? derfor har vi brug for din hjælp, når der afholdes arrangementer. 

Herunder er der nogle forslag til bæredygtige valg i forbindelse med dit arrangement:

Tryksager

Gør det muligt at downloade billetter osv. på telefonen. Gør opmærksom på denne mulighed ved bestilling eller på invitationen. Hold så vidt muligt dit arrangement papirfrit. 

Forplejning

Husk muligheden for vegetarisk og økologisk mad. Lad maden være inspireret af årstiden. Masser af salat om sommeren og mange rodfrugter om vinteren eksempelvis. Brug gerne lokale fødevareproducenter. Undgå madspild ? og sørg for, at der er afsætning på eventuelle rester. 

Service/emballage

Brug bestik, der kan vaskes op, eller træbestik, og brug træpinde som rørepinde. Undgå plastservice. Gør gæster opmærksom på, hvor de kan fylde deres egen vanddunk op i stedet for at tilbyde vand plastflasker.

Pas på pynten

Husk, at slikpapir og balloner kan flyve væk og ende i sund, sø eller skovbund. Brug duge, der kan vaskes frem for papirduge. 

Transport

Oplys dine gæster om, hvordan det er nemmest at komme til og fra arrangementet med offentlig transport eller på cykel ? allerede i invitationen og markedsføringen. Sørg for, at der er god plads til cykelparkering og lej eventuelt ekstra cykelstativer.

Affald   

Sørg for, at dine arrangementsdeltagere kan komme af med deres affald og sortere det. Læs mere om dette under fanen Renhold og affald.